총무 쪽 일을 조금씩 맡게 되면서 궁금한 게 생겼습니다. 회사에서 직원들한테 상품권을 나눠주는 경우에 보통 어떤 순서로 일이 진행되는지 잘 몰라서요. 먼저 품의를 올리고 승인이 난 다음에 집행하는 흐름인 건 알겠는데, 중간에 어떤 서류가 더 끼는지 감이 안 옵니다.
특히 궁금한 건 사후 정리 쪽입니다. 누구한테 얼마씩 갔는지 명단을 따로 관리하는지, 그 명단을 몇 년이나 보관하는지, 나중에 감사나 세무 쪽에서 요청이 들어올 때 뭘 근거자료로 내놓게 되는지가 막연하네요. 담당자가 임의로 엑셀 하나 만들어 두는 수준이면 충분한 건지도 모르겠고요.
또 남은 수량이 생겼을 때 처리 기준도 궁금합니다. 다음 분기로 넘기는지, 반납 절차가 따로 있는지요. 회사마다 다르겠지만 다들 어떤 식으로 정리해두고 계신지 경험 좀 들려주시면 참고하겠습니다.
댓글 3
- 돌다리두번
회사마다 규정이 달라서 단정은 못 하겠지만, 개인별 지급 명단에 수령 확인(서명이나 전자결재 기록)이 남는지부터 챙기시는 게 안전해 보입니다. 상품권은 현물이라 분실·유용 의심이 가장 먼저 걸리는 항목이고, 금액대에 따라 근로소득 과세 이슈가 붙을 수 있어서 세무 담당자한테 먼저 확인받으시는 게 좋겠네요. 잔여분은 담당자 개인 보관으로 두면 나중에 설명하기 곤란해지니 보관 책임자와 재고 대장을 따로 두는 방식이 무난할 것 같습니다.
- 따뜻한겨울
회사마다 규정이 달라서 단정하긴 어렵지만, 보통은 품의와 지출결의에 더해 수령자 명단과 수령 확인(서명이나 전자결재 기록)을 남기는 형태로 알고 있습니다. 명단은 단순 엑셀보다 결재 이력에 붙여두는 쪽이 나중에 근거로 삼기 수월하다고들 하더라고요. 잔여분 처리는 내부 규정에 따라 반납인지 이월인지 갈릴 것 같은데, 혹시 기존에 쓰던 양식이나 전임자 자료가 남아 있진 않나요?
- 계산기두드리기
수령확인서에 서명 받아두는 게 핵심이라고 들었는데, 요즘처럼 모바일로 발송되는 경우엔 발송 내역 캡처만으로도 근거가 되는지 저도 궁금합니다. 그리고 명단에 금액이 쌓이면 복리후생비냐 급여 처리냐 따라 원천징수 쪽이 걸릴 수 있어서, 1인당 누적액 기준을 어떻게 잡으시는지도 회사마다 다를 것 같네요. 잔여분은 미사용 상태로 재고 관리하다가 차기 집행에 쓰는 쪽이 많다고 들었는데 확실하진 않습니다.