업무상 궁금한 게 있어서요. 회사에서 직원들한테 상품권을 나눠주는 경우, 지급 자체보다 그 뒤에 남겨야 하는 기록이 더 신경 쓰이더라고요. 누구에게 얼마짜리를 몇 장 줬는지 명단으로 관리하는 게 보통인지, 아니면 서명까지 받아두는 곳도 있는지 잘 몰라서요.
특히 지류 형태로 줄 때랑 온라인 형태로 줄 때 증빙 방식이 달라질 것 같은데, 번호로 관리되는 건 전달 기록이 자동으로 남는 건지도 애매하고요. 나중에 확인 요청이 들어왔을 때 근거로 쓸 수 있는 수준이 어디까지인지 감이 안 잡힙니다.
실무 해보신 분들은 보통 어느 선까지 남겨두시나요? 과하게 챙기는 건가 싶다가도, 안 남겨두면 나중에 곤란할 것 같아서 고민됩니다.
댓글 3
- 선물고민중
회사마다 기준이 달라서 단정하긴 어렵지만, 보통은 수령자 명단에 서명이나 확인 회신 정도는 남겨두는 걸로 알고 있습니다. 온라인 형태는 발송 기록이 시스템에 남는 경우가 있다고 들었는데 발행사마다 보관 범위가 다를 수 있어서, 담당 부서나 발행사 쪽에 미리 확인해두시면 마음이 편하실 것 같아요. 과한 게 아니라 나중을 생각하면 챙겨두시는 편이 나아 보입니다.
- 돌다리두번
저라면 서명이든 전자결재든 수령자 본인이 확인했다는 흔적은 남겨두는 쪽을 택할 것 같습니다. 온라인 발송은 시스템에 전송 이력이 남더라도 발행사마다 보관 기간이나 조회 범위가 다를 수 있어서, 그것만 믿기보다 내부 대장을 따로 두는 게 안전해 보여요. 다만 세무상 증빙 수준은 회사 회계나 세무 담당에게 한 번 확인받아 보시는 게 확실할 듯합니다.
- 계산기두드리기
지류는 명단에 수령 서명까지 받아두는 곳이 많다고 들었는데, 회사 내부 규정마다 다를 것 같아요. 온라인 발송은 발송 이력이 시스템에 남더라도 실제 수령 여부랑은 별개일 수 있어서, 메일이나 메시지 발송 기록을 따로 캡처해두는 식으로 보완하는 경우도 있다고 하더라고요. 그런데 핀번호 단위로 누구에게 갔는지까지 조회되는 건 발행사마다 다를 텐데, 이런 경우엔 보통 어디까지 확인이 되나요?